ai đang phải làm thông báo để gửi đến một list lớn nhân sự trong doanh nghiệp và ai đang loay hoay trù trừ làm cầm nào sửa chữa cho bí quyết làm bằng tay rất mất thời gian, siêu nhàm chán. Bạn mong muốn có một chiến thuật để thực hiện các bước này một bí quyết nhanh nhất, về tối ưu nhất và tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng còn nếu như không đọc nội dung bài viết này, các bạn sẽ vẫn buộc phải làm bằng phương pháp bằng tay thôi. Để tiến hành một thông báo hoặc một văn bạn dạng có nội dung mang tính chất chất thắt chặt và cố định và được nhờ cất hộ cho các người, thì bạn phải sử dụng tính năng trộn thư hay còn được gọi là trộn văn bản trong ứng dụng microsoft word nhưng mà bạn hay được dùng hàng ngày. Bạn đang xem: Trộn dữ liệu từ excel sang word 2007
bài viết này sẽ mỗi bước hướng dẫn bạn phương thức trộn nội dung văn phiên bản có tính chất cố định và thắt chặt tới từng nhân sự có tài liệu được tổ chức triển khai trong tệp tin excel một giải pháp nhanh nhất để giúp đỡ bạn giải quyết và xử lý bài toán không phải tiến hành một cách thủ công bằng tay như được trình bày ở trên.
Trộn thư (Mail Merge) là nhân tài hữu ích vào Microsoft Word, công dụng này khiến cho bạn giảm thiểu thời hạn khi xử lý các dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
bài toán điển hình nổi bật được chỉ dẫn ở đấy là tạo các thông tin trả lương chậm tới từng nhân viên cấp dưới trong công ty.
vì thế để thực hiện trộn văn bạn dạng (trộn thư) nhằm mục đích tạo nên thông báo cho tổng thể nhân viên trong thời gian nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần từ bỏ theo từng bước sau:
1. Bước 1: sẵn sàng file danh sách nhân sự và file văn bản thông báo
vì vậy để giải quyết và xử lý bài toán này bằng phương pháp trộn thư (trộn văn bản), ta phải lập một tệp tin word chứa cấu trúc và ngôn từ của thông tin trả đủng đỉnh lương, file còn sót lại chứa danh sách của toàn thể nhân sự trong doanh nghiệp mà các bạn cần tạo nên và gửi cho họ được tàng trữ dưới dạng tệp tin excel (xls hoặc xlsx). Chúng ta có thể theo dõi mẫu mã hai file này theo như hình dưới đây:
Hình 1: mẫu file Excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty
Hình 2: mẫu file Word chứa nội dung thông báo cần gửi mang đến nhân viên
2. Bước 2: Sử dụng tác dụng Mail Merger của word để ban đầu trộn văn bản
Để tiến hành bước này, chúng ta cần bảo đảm an toàn file excel cất danh sách nhân viên trong công ty đã được đóng, khi đó bạn mở tệp tin word đựng nội dung thông báo ra cùng kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn triển khai tuần từ theo những ô hình chữ nhật mầu này được mô tả như hình minh họa bên dưới đây.
Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản
3. Cách 3: chọn file Excel chứa tài liệu danh sách nhân viên để triển khai cơ sở trộn văn bản
Ở bước này chúng ta chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn triển khai tương trường đoản cú theo thứ tự như hình minh họa mặt dưới.
Hình 4: Chọn tệp tin Excel chứa list nhân viên
tiếp theo bạn lựa chọn thư mục cất file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường thích hợp này Uy nhằm ngoài màn hình hiển thị nên sẽ lựa chọn Desktop (6) => Chọn tệp tin Excel cất danh sách nhân viên (7) => lựa chọn Open. Triển khai như hình dưới.
Hình 5: Chọn tệp tin Excel cất danh sách nhân viên (tiếp)
tiếp theo sau một cửa sổ mới hiện tại ra, chúng ta chọn sheet cất danh sách nhân viên trong doanh nghiệp bạn, tại chỗ này file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa danh sách nhân viên, nên ở cửa sổ này Uy lựa chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 nghỉ ngơi hình dưới.
Xem thêm: Hướng Dẫn Đăng Nhập Trường Học Kết Nối, Cách Đưa Tài Liệu Lên Trường Học Kết Nối 2022
Hình 6: lựa chọn File Excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)
4. Cách 4: Chọn những dòng yêu cầu lấy tài liệu để chèn vào file word văn bản thông báo
Ở bước này, chúng ta chọn Edit Recipient List => quăng quật chọn những dòng đầu, chỉ chọn những dòng chứa dữ liệu cần gửi vào file Word nhưng thôi.
Trong hành lang cửa số mới mở ra, chúng ta kích lựa chọn vào những ô ứng với đồ vật tự 11, 12 để hủy chọn bởi vì 2 mẫu này chứa tiêu đề của bảng hoặc tài liệu ngoài bảng mà không hẳn là tài liệu cần lấy để mang vào thông báo. Tài liệu lấy bước đầu từ số máy tự 1, bạn xem tương tự như như hình bên dưới.
Hình 7: Chọn những dòng yêu cầu lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word ngôn từ thông báo
Bạn chú ý các thương hiệu cột được hiển thị ứng với những số sản phẩm tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương xứng với những cột trong bảng dữ liệu dưới ở mẫu vẽ trên – những cột này được call là “Trường dữ liệu“, rứa thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên gọi cột “Stt”, F2 là tên cột của “Họ và tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ đặt ở bước tiếp theo bọn họ sẽ chèn dữ liệu vào tệp tin word trường đoản cú tên những trường dữ liệu này.
sau thời điểm thực hiện tại xong, chúng ta chọn Ok để hoàn thành.
5. Bước 5: Chèn trường dữ liệu từ file Excel vào câu chữ file word
Ở bước này, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí bắt buộc chèn trường dữ liệu tương xứng vào, trong bài toán này Uy thực hiện tuần từ như sau:
+ Đặt bé trỏ vào trước tự “Số: ” (Số thông báo) => Kích lựa chọn Insert Merge Field => chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số thứ tự vào bảng danh sách nhân viên cấp dưới đã được chăm chú ở trên).
+ Làm tương tự cho việc chèn tên nhân viên vào trước tự “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F2 (đây chính là cột Họ với tên);
+ Làm tương tự cho vấn đề chèn Lý vị trả chậm lương vào trước trường đoản cú “Nêu tại sao chậm lương: ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú trong bảng dữ liệu);
Bạn thực hiện tương tự như hình dưới:
Hình 8: Chèn trường tài liệu vào câu chữ file word
6. Bước 6: Hiển thị tác dụng và dịch chuyển giữa những nhân sự để sở hữu thông báo tương ứng
Để hiển thị kết quả trộn thư (trộn văn bản) bạn đã làm cho ở quá trình trên, chúng ta kích loài chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự trước tiên trong danh sách. Để dịch chuyển giữa những nhân viên các bạn kích con chuột vào hình tượng có số thiết bị tự 21, 22 như hình dưới.
Đến đây chúng ta hoàn toàn hoàn toàn có thể in ấn cùng gửi cho nhân viên cấp dưới trong công ty bạn rồi!
các bạn hãy tải file thực hành thực tế về tại đây: File thực hành trộn văn bản – mật khẩu đăng nhập giải nén: pigeonholebooks.com
các bạn hãy theo dõi liên tiếp các bài viết trên pigeonholebooks.com để tiếp cận nội dung bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn phiên bản và thân tặng cho nhân viên cấp dưới qua con đường mail mà không nhất thiết phải in bạn dạng cứng cùng phát cho nhân viên.
