• Giới thiệu
  • Liên hệ
  • Chính sách bảo mật
logo
  • Tin Tức
  • Kiến Thức
  • Công Nghệ
  • Bạn Quan Tâm
  • Blogs
  • Văn Hóa
No Result
View All Result
  • Tin Tức
  • Kiến Thức
  • Công Nghệ
  • Bạn Quan Tâm
  • Blogs
  • Văn Hóa
No Result
View All Result
logo
No Result
View All Result
Home Kiến Thức trộn dữ liệu từ excel sang word 2007

TRỘN DỮ LIỆU TỪ EXCEL SANG WORD 2007

Share on FacebookShare on Twitter

Bạn đang phải làm thông báo để gửi tới một danh sách lớn nhân sự trong công ty và bạn đang loay hoay không biết làm thế nào thay thế cho cách làm thủ công rất mất thời gian, rất nhàm chán. Bạn mong muốn có một giải pháp để thực hiện công việc này một cách nhanh nhất, tối ưu nhất và tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng nếu không đọc bài viết này, bạn sẽ vẫn phải làm bằng phương pháp thủ công thôi. Để thực hiện một thông báo hoặc một văn bản có nội dung mang tính chất cố định và được gửi cho nhiều người, thì bạn cần sử dụng chức năng trộn thư hay còn gọi là trộn văn bản trong ứng dụng microsoft word mà bạn hay sử dụng hàng ngày.

Bạn đang xem: Trộn dữ liệu từ excel sang word 2007

Bài viết này sẽ từng bước hướng dẫn bạn cách thức trộn nội dung văn bản có tính chất cố định tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức trong file excel một cách nhanh nhất để giúp bạn giải quyết bài toán không phải thực hiện một cách thủ công như được trình bày ở trên.

Trộn thư (Mail Merge) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

Bài toán điển hình được đưa ra ở đây là tạo các thông báo trả lương chậm tới từng nhân viên trong công ty.

Như vậy để thực hiện trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích tạo ra thông báo cho toàn bộ nhân viên trong thời gian nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần tự theo từng bước sau:

1. Bước 1: Chuẩn bị file danh sách nhân sự và file nội dung thông báo

Như vậy để giải quyết bài toán này bằng phương pháp trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo một file word chứa cấu trúc và nội dung của thông báo trả chậm lương, file còn lại chứa danh sách của toàn bộ nhân sự trong công ty mà bạn cần tạo ra và gửi cho họ được lưu trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Bạn có thể theo dõi mẫu hai file này theo hình dưới đây:

*

Hình 1: Mẫu file Excel chứa danh sách nhân viên trong công ty

*

Hình 2: Mẫu file Word chứa nội dung thông báo cần gửi cho nhân viên

 2. Bước 2: Sử dụng chức năng Mail Merger của word để bắt đầu trộn văn bản

Để thực hiện bước này, bạn cần đảm bảo file excel chứa danh sách nhân viên trong công ty đã được đóng, khi đó bạn mở file word chứa nội dung thông báo ra và kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn thực hiện tuần tự theo các ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa dưới đây.

*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Bước 3: Chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để làm cơ sở trộn văn bản

Ở bước này bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương tự theo thứ tự như hình minh họa bên dưới.

*

Hình 4: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên

Tiếp theo bạn chọn thư mục chứa file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường hợp này Uy để ngoài màn hình nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (7) => Chọn Open. Thực hiện như hình dưới.

*

Hình 5: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)

Tiếp theo một cửa sổ mới hiện ra, bạn chọn sheet chứa danh sách nhân viên trong công ty bạn, ở đây file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa danh sách nhân viên, nên ở cửa sổ này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 ở hình dưới.

Xem thêm: Hướng Dẫn Đăng Nhập Trường Học Kết Nối, Cách Đưa Tài Liệu Lên Trường Học Kết Nối 2022

*

Hình 6: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)

4. Bước 4: Chọn các dòng cần lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo 

Ở bước này, Bạn chọn Edit Recipient List => Bỏ chọn các dòng đầu, chỉ chọn các dòng chứa dữ liệu cần đưa vào File Word mà thôi.

Trong cửa sổ mới mở ra, Bạn kích chọn vào các ô ứng với thứ tự 11, 12 để hủy chọn vì 2 dòng này chứa tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà không phải là dữ liệu cần lấy để đưa vào thông báo. Dữ liệu lấy bắt đầu từ số thứ tự 1, bạn xem tương tự như hình bên dưới.

 

*

Hình 7: Chọn các dòng cần lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo

Bạn chú ý các tên cột được hiển thị ứng với các số thứ tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với các cột trong bảng dữ liệu bên dưới ở hình vẽ trên – các cột này được gọi là “Trường dữ liệu“, cụ thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên cột của “Họ và tên”, F3 là tên cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ để ở bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn dữ liệu vào file word từ tên các trường dữ liệu này.

Sau khi thực hiện xong, bạn chọn Ok để hoàn thành.

5. Bước 5: Chèn trường dữ liệu từ file Excel vào nội dung file word

Ở bước này, bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trường dữ liệu tương ứng vào, trong bài toán này Uy thực hiện tuần tự như sau:

+ Đặt con trỏ vào trước từ “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số thứ tự trong bảng danh sách nhân viên đã được chú ý ở trên).

+ Làm tương tự cho việc chèn tên nhân viên vào trước từ “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn F2 (đây chính là cột Họ và tên);

+ Làm tương tự cho việc chèn Lý do trả chậm lương vào trước từ “Nêu lý do chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú trong bảng dữ liệu);

Bạn thực hiện tương tự như hình dưới:

*

Hình 8: Chèn trường dữ liệu vào nội dung file word

6. Bước 6: Hiển thị kết quả và di chuyển giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng

Để hiển thị kết quả trộn thư (trộn văn bản) bạn đã làm ở các bước trên, bạn kích chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó Thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự đầu tiên trong danh sách. Để di chuyển giữa các nhân viên bạn kích chuột vào biểu tượng có số thứ tự 21, 22 như hình dưới.

*

Đến đây bạn hoàn toàn có thể in ấn và gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!

Bạn hãy tải file thực hành về tại đây: File thực hành trộn văn bản – Mật khẩu giải nén: pigeonholebooks.com

Bạn hãy theo dõi thường xuyên các bài viết trên pigeonholebooks.com để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn bản và gửi tới cho nhân viên qua đường mail mà không cần phải in bản cứng và phát cho nhân viên.

ShareTweetPin

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

du lịch tp hồ chí minh nên đi đâu

Du lịch tp hồ chí minh nên đi đâu

by admin
19/12/2021
nhiệm vụ bất khả thi 2

Nhiệm vụ bất khả thi 2

by admin
27/09/2021
cách sử dụng google docs để khảo sát

Cách sử dụng google docs để khảo sát

by admin
03/11/2021
phim sắc giới tập 1 vietsub hd

Phim sắc giới tập 1 vietsub hd

by admin
06/10/2021

Trả lời Hủy

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài Viết Mới Nhất

Xem phim harry potter và tên tù nhân ngục azkaban tập full vietsub

14:46, 15/11/2021
cự luân 2

Cự luân 2

00:13, 21/12/2021
5 anh em siêu nhân deka

5 anh em siêu nhân deka

01:48, 01/06/2022
quên mật khẩu

Quên mật khẩu

21:48, 25/12/2021

Đề xuất cho bạn

Am muu va tinh yeu ngay 19/12

03:52, 18/06/2022
thử chống cự thêm nữa xem

Thử chống cự thêm nữa xem

01:34, 01/01/2022
bảng bổ trợ leesin mùa 7

Bảng bổ trợ leesin mùa 7

01:22, 03/02/2022
xem phim thám tử lừng danh conan thuyết minh full

Xem phim thám tử lừng danh conan thuyết minh full

10:45, 27/09/2021
truyền hình ngoài hành tinh

Truyền hình ngoài hành tinh

03:20, 15/08/2022
hoạt hình nhật bản nổi tiếng

Hoạt hình nhật bản nổi tiếng

04:37, 28/09/2021

Giới thiệu

pigeonholebooks.com là website chia sẻ kiến thức hoàn toàn miễn phí. Cùng với sự phát triển công nghệ và ngành thể thao điện tử, thì ngày càng có nhiều người tìm hiểu thêm lĩnh vực này. Chính vì thế, pigeonholebooks.com được tạo ra nhằm đưa thông tin hữu ích đến người dùng có kiến thức hơn về internet.

Danh Mục

  • Tin Tức
  • Kiến Thức
  • Công Nghệ
  • Bạn Quan Tâm
  • Blogs
  • Văn Hóa

Bài viết hay

  • Xem phim cung tỏa châu liêm tập cuối
  • Xem phim hợp đồng hôn nhân tập 22
  • Hiep dam co giao thao [ gaigoithiendia.com ]
  • Xem phim ngự lâm không kiếm tập 4

Textlink Quảng Cáo

  • Giới thiệu
  • Liên hệ
  • Chính sách bảo mật

© 2023 pigeonholebooks.com thành lập và phát triển vì cộng đồng.

x
No Result
View All Result
  • Tin Tức
  • Kiến Thức
  • Công Nghệ
  • Bạn Quan Tâm
  • Blogs
  • Văn Hóa

© 2023 pigeonholebooks.com thành lập và phát triển vì cộng đồng.